Slik får dere hybride team til å prestere

12.mars 2020, landet stengte ned, og omtrent umiddelbart var alle «kontorfolk» i gang med videomøter. I begynnelsen var det mye kløning og pinlige episoder som ble spredd i media står nå igjen som morsomme tidsmarkører.

Men bemerkelsesverdig raskt ble dette «den nye normalen», og ting begynte å fungere ganske så bra. Nå er vi stort sett tilbake på kontorene, men likevel merker vi i Tweakly at de fleste møtene vi inviteres til settes opp på video. Det er gjerne vanskelig å se betydningen av endringene en står midt oppi, men noen år frem i tid tror vi at denne tiden vil stå frem som en av de store brytningsperiodene med hensyn til hvordan vi jobber sammen.
‍
‍Remote work og hybride team er en megatrend som kommer til å dramatisk endre hvordan vi jobber sammen.‍

La oss se hva som skjer i selskaper som typisk er tidlig ute med å adoptere nye trender. CEO i Airbnb, Brian Chesky, spurte nylig om “If the office didn’t exist, would we invent it?”. Selskapet, med 6000 ansatte, har nå besluttet å la ansatte selv bestemme fra hvor de ønsker å jobbe. Og i Y Combinator, den kjente akseleratoren der Airbnb startet, har 70% av alle nye selskap remote work som en mulighet for sine ansatte.

Så hva med i Norge? I fjor tok Erna Solberg til orde for en storstilt desentralisering av statlige arbeidsplasser, der ansatte skal kunne jobbe fra hvor de ønsker. Remote first i statlig sektor er sikkert for mye å håpe på, men at vi kommer til å se en økning i «hybride team» (delvis fysisk/digitalt) fremover fremstår som helt åpenbart.

‍
Fem utfordringer med hybride team

‍Selv om der er mange fordeler med hybride team blir også samarbeidet mer komplisert. I en artikkel i Harvard Business Review pekes det på fem vanlige utfordringer:

·      Kommunikasjon: Det sies at over halvparten av vår kommunikasjon er gjennom kroppsspråk, så når vi kommuniserer på video taper vi noe. Det er ikke like lett å fange opp andres reaksjoner, og sjansen for at noe ikke blir sagt eller misforstått øker.

·      Koordinering: Når alle jobber på samme sted koordinerer vi gjerne aktiviteter i møter og i små samtaler innimellom. De som jobber remote går glipp av mange slike små samtaler, og står i fare for å ikke være oppdatert eller involvert i store og små avgjørelser.

·      Sosiale relasjoner: Praten ved kaffemaskinen og treffene etter jobb er viktige for de sosiale relasjonene. Disse er heller ikke de som jobber remote en naturlig del av, så det må gjøres andre grep for å bygge et godt sosialt miljø.

·      Kreativitet: Flere undersøkelser har pekt på at praktiske diskusjoner og avklaringer fungerer bra i videomøter, mens kreative prosesser er mer krevende. Idéskaping er mer flytende prosesser som ikke fungerer like bra i rammene for et vanlig videomøte. Der kommer stadig flere verktøy knyttet til dette nå, så disse må hybride team mestre å bruke.

·      Kultur: Gjennom pandemien ble det gjort mange undersøkelser på ansattes produktivitet, og flere viste at teams klarte å løse kjerneoppgavene sine temmelig bra hjemmefra. De fleste slike teams var imidlertid etablerte fra før, slik at de kjente hverandre og oppgavene godt. Når vi fremover skal etablere nye hybride team, og integrere nye medarbeidere ide eksisterende, vil det imidlertid kunne by på utfordringer med hensyn til å etablere normer, verdier og forventninger. Det er sannsynligvis lettere å lede medarbeidere som en har daglig fysisk kontakt med enn de som jobber remote.
‍
Hybrideteam trenger hyppigere check-ins‍

Med tanke på alle disse utfordringene bør hybride team regelmessig ta en fot i bakken for å snakke om hvordan en jobber sammen og gjøre justeringer.

Vår erfaring er at møter en gang i kvartalet er passelig, ettersom det da gir tid imellom både til å gjøre endringer og å vurdere om de har ledet til forbedringer. Møtene bør også være korte og effektive, ettersom folk er travle og har mange andre møter de også skal delta i.

En løsning er å la Tweakly gjøre jobben. Løsningen vil da legge til rette for følgende prosess:

1.     Tweakly ber leder om å invitere teamet til kvartalsvise møter

2.     Før hvert møte ber Tweakly alle i teamet om innspill. De presenteres for vanlige utfordringer med hybride team, og gir tilbakemeldinger på hva de mener fungerer bra hos dem, hva som kan forbedres, og foreslår forbedringer

3.     Før møtet bes alle om å se gjennom innspillene slik at de kommer forberedt til møtet

4.     I møtet hjelper Tweakly lederen teamet å fasilitere en engasjerende og effektiv diskusjon om forbedringer, og å konkretisere hva de skal gjøre annerledes

5.     I etterkant lager Tweakly en oppsummering, og følger opp de som har fått oppgaver for å sikre at disse blir gjort

6.     Og når teamet møtes igjen neste kvartal, evaluerer de i fellesskap effekten av endringene de har gjort siden sist, før de ser fremover mot nye forbedringer

Slik hopper hybride team over de mest vanlige snubletrådene, og får gjort de justeringene som trengs for at de presterer bedre og bedre. Effektivt, enkelt og brukervennlig.

Høres interessant ut? La oss vise deg hvordan det fungerer i praksis.

‍

‍